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Strategische Auftragseingangsplanung in SAP BW 

16. 01.2018 Anja Kaup News, Referenz

Die SAP Berater von Infocient aus Mannheim optimierten für HOMAG GmbH die Auftragseingangsplanung. Um die Übersicht über aktuelle und in Zukunft liegende Aufträge zu verbessern, sollte die Auftragseingangsplanung in SAP BW erfolgen und eine entsprechende Applikation für den Erfassungsprozess aufgebaut sowie implementiert werden. 

Als international tätiges Unternehmen verfügt HOMAG über internationale Produktionswerke sowie Vertriebs- und Servicegesellschaften und ist mit rund 6.000 Mitarbeitern in über 100 Ländern präsent.

Zielsetzung - Auftragseingangs-Planung in SAP BW durchführen

Das vorhandene Auftragseingangs-Planungstool konnte die aktuellen Anforderungen an den Planungsprozess nicht mehr gewährleisten. Da die Struktur der Business Units nicht im Planungstool implementiert war, konnten Auswertungen, wie beispielsweise Soll-Ist-Vergleiche nicht durchgeführt werden. Um die Effizienz im Vertrieb zu optimieren, d. h. mit den vorhandenen Ressourcen möglichst gute Ergebnisse im Hinblick auf die übergeordneten, strategischen Unternehmensziele zu erwirtschaften, sollten bessere vertriebssteuernden Maßnahmen ermöglicht werden. Aus strategischer Sicht war es notwendig, die Auftragseingangs-Planung im SAP BW durchzuführen.

Projektdurchführung

  1. Erstellung einer fachlichen Spezifikation
    Die SAP Berater erstellten in Abstimmung mit der Fachabteilung Vertrieb ein detailliertes Konzept, das den Erfassungsprozess, den Aufbau aller Erfassungsmasken und Funktionen zur Unterstützung für den Datenerfasser umfasste.
  2. Erarbeitung einer Technischen Konzeption auf der Grundlage der fachlichen Spezifikation
    Die fachliche Spezifikation wurde in diesem Schritt von den Infocient Experten auf technische Objekte und Funktionen übertragen.
  3. Implementierung einer Applikation für den Erfassungsprozess der Auftragseingänge
    Die Infocient Berater implementierten die Applikation schrittweise und stimmten die Ergebnisse in regelmäßigen Feedback-Terminen ab. So konnten Anregungen und Wünsche der Fachabteilung in die Applikation aufgenommen werden.
    • Datenmodell
      Auf Basis der vorhandenen HOMAG-Objekte bauten die Berater ein Datenmodell auf, das die zu erfassenden Daten vollständig aufnehmen kann.
    • Extraktion
      Neben der Datenerfassung wurden die Daten aus dem CRM-System, das auf einer MS SQL Datenbank liegt, über eine Middleware ins BW-System angebunden.
    • Eingabemasken zur Datenerfassung
      Als Frontendtool wurde SAP Design Studio verwendet, da eine webbasierte Lösung gewünscht ist. Diese Lösung kann die anfallenden Szenarien und Aufgabenprofile am besten umsetzen. Dies ermöglichte den Vertriebsmitarbeitern eine einfache Bedienung der neuen Auftragseingangserfasssungs-Applikation.
    • Offline-Erfassung mit Excel
      Neben der webbasierten Erfassung wurde eine MS Excel basierte Lösung benötigt. Diese ermöglicht es Anwendern ohne Systemzugriff, Planungswerte abzugeben. Die erfassten Daten werden dann über SAP Analysis for Microsoft Excel ins System übertragen.
    • Monitoring zur Steuerung des Erfassungsprozesses
      Um den dezentralen Erfassungsprozess über viele weltweite Teilnehmer erfassen zu können, bauten die Infocient-Berater ein Tool auf, das eine Status-Übersicht über den Erfassungsfortschritt zeigt und gleichzeitig aktiv steuert.
    • Berichte zur Auswertung der erfassten Werte
      Ein Abstimmbericht hilft dem Erfasser, seine erfassten Daten zu überprüfen, bevor er sie freigibt. Weiterhin wurden die erfassten Daten in Berichte aufgenommen, die zur Steuerung des weltweiten Vertriebs und zur Produktionsplanung der Werke dienen.
  4. Test- und GoLive
    Die implementierten Applikationen wurden ausführlich durch die IT Anwendungsbetreuung und den Fachbereich getestet, bevor die Applikation im weltweiten GoLive für alle Nutzer zur Verfügung gestellt wurde.

Fazit

Bereits Ende Juli, Anfang August erfolgte die Budgeterfassung mit Hilfe des neuen Planungs-Tools.
Die Vertriebsmitarbeiter verfügen nun über eine Web-Applikation, über die das Budget für die Auftragseingangsplanung erfasst werden kann. 
Der Vorteil des neuen Planungstools ist, dass auf BW-Seite von den Vertriebsmitarbeitern Änderungen vorgenommen werden können.

Die Vorteile des neuen Erfassungsprozesses: 

  • Die Erfassungsmaske im Planungstool ermöglicht dem Planungsverantwortlichen, die Auftragseingangsplanung für seinen jeweiligen Verantwortungsbereich effizient abzuwickeln.
  • Für jeden Erfassungsprozess wird ein Layout bereitgestellt. Demnach gibt es Erfassungslayouts für Prediction, Forecast und Budgets.
  • In der Darstellung erhält der Planungsverantwortliche eine Liste aller planbaren Produkte, sowie eine Summenbildung für Business Units und Baureihen.
  • Im Prozess der Erfassung werden dem Erfasser Referenz- und Vorschlagswerte bereitgestellt, sodass dieser seinen Planungsprozess optimieren kann.
  • Zudem wird dem Planungsverantwortlichen ein Abstimmbericht zur Verfügung gestellt, in dem er seine erfassten Auftragsdaten nochmals in einem anderen Layout als Übersicht erhält.
  • Durch die neue Applikation wird ein genauerer Durchschnittspreis für alle Produktgruppen ermittelt. 

Daniel Kumek, Senior Manager Global Sales Services bei HOMAG, blickt zufrieden auf das Projekt zurück:

„Die Zusammenarbeit mit Infocient gestaltete sich gleich von Beginn an sehr positiv. Das gemeinsame Erstellen der fachlichen Spezifikation legte den Grundstein für eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts, in dem gegebenen sehr ambitionierten Zeitrahmen. Die eingesetzten Berater überzeugten uns mit ihrer professionellen Arbeitsweise sowie der Flexibilität und der Response-Time. Zusammengefasst ein erfolgreiches Projekt mit einem zuverlässigen Partner….“

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