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Bestands- und Einkaufsreporting in Echtzeit

26. 06.2017 Anja Kaup Referenz

Einkauf und Bestandsmanagement stehen beim traditionsreichen Baustoff-Fachhändler Benz Baustoffe am Beginn der Wertschöpfungskette. Hier Kosten zu optimieren, die Produktivität zu erhöhen und dabei den hohen Serviceansprüchen an Kunden der Region gerecht zu werden ist ein wichtiges Ziel. Die Lagerhaltungskosten sollen so gering wie möglich gehalten und gleichzeitig Kunden ohne Wartezeiten beliefert werden. Erforderlich war eine Bestandsanalyse in Echtzeit.


Projektzielsetzung – Erstellung eines geeigneten Datenmodells

Eine Bestandsanalyse in Echtzeit hilft nicht nur dabei, die Kommissionierung und Einlagerung der Güter nach Bedarf zeitnah steuern zu können. Der Einkauf profitiert von der Analyse, indem er auf dieser Basis rechtzeitig und bedarfsgerecht Waren bestellen kann.
Dafür sollten die SAP Berater von Infocient ein geeignetes Datenmodell erstellen. Voraussetzung war,

  • dass die Daten mit wenig Zeitbedarf geladen werden können,
  • so eine permanente Aktualisierung zu ermöglichen und
  • eine Vielzahl an automatisierten Reports abdecken zu können.

Die Besonderheit des Projekts lag in der verwendeten Datenquelle. Die Quelle war kein SAP-System sondern das Warenwirtschaftssystem Unitrade. Die Anbindung, Verknüpfung, Homogenisierung sowie Anpassungen der Daten an den SAP-System-Standard waren wichtige Aspekte, die es zu beachten galt.
 

Projektdurchführung – Ist-Analyse, Datenmodell und Datentransfer

  1. Ist-Analyse
    Zu Beginn des Projekts im Mai 2016 erforschte ein SAP Consultant von Infocient gemeinsam mit dem Fachbereich Einkauf und der IT-Abteilung bei Benz in einer Ist-Analyse die Kennzahlen-Berechnung. Komplexe Geschäftsprozesse, eine komplexe Belegstruktur und eine große Anzahl von knapp 200 Belegarten auf der Datenbank stellten eine Herausforderung dar. Die Geschäftsprozesse wurden gemeinsam mit dem Kunden ermittelt.
  2. Datenmodell
    Die Belegarten mussten vereinfacht in ein Datenmodell abgelegt werden, um das System performant zu halten. Vereinbart wurde eine Aktualisierung der Bestandsanalyse alle fünf Minuten. So erhielt Benz Baustoffe ein Bestandsreporting in quasi Echtzeit.
  3. Datentransfer
    Als das Datenmodell stand und Stammdaten angepasst worden waren, galt es, den kompletten Datenbestand ohne Verluste aktueller Informationen Dies erfolgte abends außerhalb der Geschäftszeiten und an drei aufeinanderfolgenden Wochenenden.

Der SAP Berater von Infocient übernahm die Projektsteuerung und Dokumentation und sorgte für die permanente Abstimmung zwischen Berater, Fachbereich und IT-Abteilung. Durch die reibungslose Kommunikation lief das Projekt rund und konnte erfolgreich abgeschlossen werden.

Fazit

Ende Oktober 2016 verfügte Benz Baustoffe über ein Bestandsreporting, das das Monitoring der aktuellen Bestände ermöglicht. Dabei erfolgte die Anbindung der Daten aus dem Warenwirtschaftssystem Unitrade an den SAP-System-Standard reibungslos.

Christian Schieck, Geschäftsführer BENZ GmbH & Co. KG Baustoffe, äußert sich zufrieden:

„Wie schon im vorigen Projekt hat sich Infocient Consulting wieder als hervorragender Partner für den Mittelstand erwiesen und uns geholfen, die Anforderungen dieses Projekts umzusetzen. Die Zusammenarbeit ist sehr angenehm, weil sie nicht nur zielgerichtet und professionell abläuft, sondern auch sehr offen und vertrauensvoll.“

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